Hoe ga ik op exchange?

Hoe verloopt de procedure en wat moet je regelen?

Door: Bo Driesen

Sommigen dromen er al langer van, anderen willen graag uit hun comfort zone stappen. Of je nou een nieuwe taal wilt leren, een nieuwe cultuur wilt leren kennen of wilt genieten van de schitterende natuur, een uitwisseling naar het buitenland zal zonder twijfel deze behoeftes meer dan waar maken. Zelf ben ik, Bo, voorzitter van de Redactie Commissie, op dit moment op uitwisseling in Rome. Ik wil graag delen hoe ik hier gekomen ben om een zo goed mogelijk beeld te geven aan degenen die overwegen op uitwisseling te gaan. Ik zal het hebben over de procedure bij Erasmus School of Law en wat je allemaal moet regelen voordat je vertrekt. Ik afsluiten met een paar handige tips.

De procedure

Om op exchange te gaan via de universiteit moet je een formulier invullen op de website van ESL (klik hier voor de link). De aanmeldingsdeadline voor academisch jaar 2023/2024 is 1 januari 2023. Je dient een drietal (partner)universiteiten in als voorkeur en je zal een motivatiebrief moeten schrijven waarin je je voorkeuren voor de universiteiten toelicht. Wanneer je naar een partneruniversiteit gaat, hoef je geen collegegeld te betalen aan jouw gastuniversiteit, maar alleen aan de Erasmus Universiteit Rotterdam (klik hier om de partneruniversiteiten te vinden). Het is dan natuurlijk wel vereist dat je in het academisch jaar 2023/2024 ingeschreven staat bij Erasmus Universiteit Rotterdam. Hierna zal je uitgenodigd worden voor een sollicitatiegesprek in het Engels. Tijdens dit gesprek kan je jouw motivatie nog extra toe kan lichten. Na dit gesprek zal het nagelbijten worden tot het bericht dat je bent toegelaten.

Wanneer je bent toegelaten zal de gastuniversiteit contact met je opnemen en zullen zij om een aantal persoonsgegevens vragen. Verder zullen zij ook het vakkenaanbod met je delen, deze is vaak van tevoren al online te vinden. Ik raad dan ook aan om voor het aanmelden alvast hiernaar gekeken te hebben.

Wat moet ik verder regelen?

Wanneer je eenmaal toegelaten bent, neemt ESL een stapje terug. De meeste correspondentie verloopt nu via jou en de gastuniversiteit, op een aantal handtekeningen na. Er zijn veel dingen die je moet regelen en dit zijn niet de meest indrukwekkende klusjes. Ik zal het belangrijkste bespreken:

Documenten
Accommodatie
Erasmus+ Beurs (of andere beurs)
Vakken
Studenten-ov

Documenten

Zorg dat je ruim van tevoren weet welke documenten nodig zijn om naar het land van bestemming te reizen. De documenten waaraan je als eerste denkt zijn: paspoort, vliegtickets, zorgpas, reisverzekering, aansprakelijkheid en eventueel een visa. In sommige landen zijn echter ook andere documenten vereist die specifiek zijn voor dat land. In Italië wordt bijvoorbeeld verwacht dat je een Codice Fiscale hebt, dit is een soort BSN-nummer. Deze kan je aanvragen bij de Italiaanse ambassade in Nederland. Vraag dit soort belangrijke documenten altijd een aantal maanden van tevoren aan om niet voor vervelende verrassingen te komen staan!

Accommodatie

Je wilt natuurlijk graag een eigen plekje of een gezellig studentenhuis wanneer je in een vreemde stad gaat wonen. Het is daarom handig om ruim van tevoren een accommodatie te vinden (ik deed dit zelf 4 maanden van tevoren). Je wilt je namelijk geen zorgen maken om een woning een aantal dagen voordat je vertrekt. Je vertrouwde plek verlaten is al spannend genoeg. Zelf heb ik mijn studio gevonden op Spotahome, maar je kunt ook zoeken in groepschats of informatie opvragen bij je gastuniversiteit.

Erasmus+ Beurs (of andere beurs)

Wanneer je gaat studeren in de Europese Unie kan je een Erasmus+ Beurs aanvragen. Dit is een beurs voor Europese studenten van de Europese Commissie. Wanneer je toegelaten bent, zul je een mail krijgen om de beurs aan te vragen. Deze mail geeft duidelijk aan welke stappen gezet moeten worden. Om aanspraak te maken op de beurs moet je een aantal documenten aanleveren, dit proces kan even duren.

Vakken

Wanneer je interessante vakken gevonden hebt, zul je deze op moeten nemen in een Learning Agreement. Dit is een van de belangrijkste documenten tijdens je exchange. Dt document moet ondertekend worden door de uitwisselingscoördinator van Erasmus en de uitwisselingscoördinator van jouw gastuniversiteit. Na ondertekening kun je jouw Learning Agreement nog aanpassen of een nieuwe indienen, bijvoorbeeld wanneer je de vakken toch niet zo leuk vindt op de universiteit en liever een ander vak wil volgen. Wanneer je jouw vakken definitief gekozen hebt, moet je het aangepaste document een laatste keer laten ondertekenen.

Verder is het belangrijk om de vakken door te geven aan de Examencommissie, wanneer je de vakken in wil brengen voor je minor in het derde Bachelorjaar. De minor moet 15 ECS zijn, waardoor je voldoende vakken (of één vak) moet kiezen om aan het aantal ECS te behalen. Veel semesters op buitenlandse universiteiten duren tot en met december, waardoor je het vak Public International Law zal missen. Vaak wordt dit ook aangeboden op de gastuniversiteit, waardoor je aan de Examencommissie kan vragen of je vrijstelling kan krijgen wanneer je een soortgelijk vak volgt. Wanneer dit vak niet aangeboden wordt, kan je Public International Law ook deeltijd volgen vanuit het buitenland.

Studenten-ov

Iets waar je niet meteen aan zou denken, maar wel flink voordeel op kan leveren in je portemonnee, is het stopzetten van je studenten-ov. Je kan in plaats van je studenten-ov een ov-vergoeding aanvragen via DUO als compensatie voor je reiskosten in het buitenland. Ook hiervoor heb je een aantal documenten nodig en het is belangrijk dat je jouw studenten-ov stopzet wanneer je nog in Nederland bent.

Tips

Als ervaringsdeskundigen kunnen medestudenten en ik, die op dit moment op uitwisseling zijn, jullie het volgende meegeven om je uitwisseling tot een groot succes te maken:

Stel een budget vast. Leven in een stad kan behoorlijk duur zijn, vooral als je ook wat plezier wil maken. Zorg ervoor dat je het budget realistisch maakt, het helpt hierbij om gemiddelde prijzen in het land op te zoeken op internet.
Zoek het openbaar vervoer alvast uit. Zoek bijvoorbeeld op Google Maps op hoe je bij de universiteit kan komen met de trein, bus of metro en bekijk ook de betrouwbaarheid van de diensten in de stad.
Wordt lid van een internationale studentenvereniging. ESN is een studentenvereniging die in vrijwel alle Europese steden aanwezig is.
Vraag aan je landlord wat allemaal in de woning aanwezig is en let goed op de huisregels.
Neem kleren mee die afgestemd zijn op het weer. Kijk hiervoor goed naar het gemiddelde weer. Bekijk niet alleen het gemiddelde van de maand, maar ook verschillen tussen begin en einde van de maand.
Zoek van tevoren wat leuke terrasjes, bars en restaurants op.
Plan alvast wat leuke uitjes. Vaak zijn kaartjes voor grote bezienswaardigheden al ruim van tevoren uitverkocht. Zoek dus twee weken van tevoren alvast op hoeveel kaartjes er nog zijn en beoordeel vervolgens of het nodig is om van tevoren kaartjes te kopen.

Ik hoop een goed en duidelijk overzicht te hebben gegeven in het proces van een uitwisseling via de Erasmus Universiteit Rotterdam. Een uitwisseling is een heel avontuur, waarbij je niet alleen veel nieuwe mensen leert kennen, maar ook vooral jezelf. De ervaring is voor iedereen anders, maar het zal in ieder geval een tijd zijn die je niet snel zal vergeten!